Log Penggunaan dan Kerosakan Makmal Komputer: Rekod yang Perlu Disediakan

\u201CKomputer ini selalu rosak.\u201D Tanpa tarikh, nombor meja, gejala dan tindakan terdahulu, ayat itu tidak membantu sekolah mengetahui sama ada masalah berulang, berpindah atau belum pernah diselesaikan.

Log yang baik menghubungkan tiga perkara: siapa menggunakan makmal, apa yang berlaku dan apa tindakan susulan. Ia mengurangkan pertanyaan berulang, mempercepat penyediaan aduan dan memberi bukti untuk keputusan penyelenggaraan.

Dua log, dua tujuan

Log	Tujuan	Medan utama
Log penggunaan	Mengetahui sesi dan pegawai bertanggungjawab	Tarikh, masa, kelas atau aktiviti, guru, bilangan pengguna
Log kerosakan	Menjejak aset, gejala dan penyelesaian	Lokasi, nombor aset atau siri, gejala, impak, tindakan, tiket dan status

Jangan mencampurkan kedua-duanya menjadi satu ruang catatan bebas yang sukar dicari. Ia boleh berada dalam buku atau sistem yang sama, tetapi medan dan tujuan perlu jelas.

Medan minimum log penggunaan

• tarikh serta masa mula dan tamat;

• kelas, program atau tujuan;

• nama guru atau pegawai penyelia;

• bilangan pengguna dan peranti digunakan;

• keadaan awal atau pengecualian; dan

• pengesahan selepas penggunaan.

Medan minimum log kerosakan

1. Identiti: nombor meja, lokasi, jenis peranti dan nombor aset atau siri.

2. Masa: bila masalah mula dilihat dan sesi yang sedang berlangsung.

3. Gejala: perkara tepat pada skrin, bunyi, lampu atau tingkah laku.

4. Skala: satu peranti, beberapa peranti atau seluruh makmal.

5. Impak: aktiviti yang tidak boleh diteruskan.

6. Tindakan selamat: penggunaan dihentikan, kabel luaran diperiksa atau peranti dilabel.

7. Rujukan: nombor tiket, tarikh laporan dan pihak dirujuk.

8. Status: baharu, menunggu, dijadualkan, selesai atau perlu pemantauan.

Tulis gejala, bukan diagnosis

Kurang membantu	Lebih boleh ditindak
Internet rosak	Semua 30 komputer gagal membuka laman pada 9:10 pagi; rangkaian Wi-Fi guru masih berfungsi
PC tidak boleh guna	Komputer meja 12 hidup, kipas berbunyi, tetapi monitor memaparkan \u201CNo Signal\u201D
Printer problem	Pencetak makmal menarik dua helai kertas dan memaparkan kod ralat selepas cetakan pertama
Sudah baiki	Kabel paparan luaran dipasang semula; paparan pulih dan diuji selama 10 minit

Bagaimana menjejak sehingga ditutup?

Setiap isu perlu mempunyai pemilik tindakan dan semakan akhir. \u201CSelesai\u201D bermaksud hasil telah diuji, bukan sekadar lawatan telah berlaku. Catat tarikh ujian, siapa mengesahkan dan sama ada masalah berulang.

1. Terima laporan dan sahkan medan minimum.

2. Kelompokkan isu yang benar-benar berkaitan tanpa menggabungkan aset berlainan secara kabur.

3. Buka aduan melalui saluran yang sesuai.

4. Kemas kini log apabila status atau arahan berubah.

5. Uji hasil selepas tindakan dan rekod keputusan.

6. Tutup rekod atau tetapkan tempoh pemantauan.

Lindungi maklumat dalam log

Log tidak perlu mengandungi kata laluan, kod pengesahan, salinan data murid atau butiran peribadi yang tidak diperlukan. Kawal siapa boleh melihat dan mengubah rekod. Jika tangkap layar diperlukan, lindungi maklumat sensitif dan gunakan saluran rasmi.

Semakan mingguan 10 minit

• Adakah semua isu baharu mempunyai nombor aset atau lokasi?

• Adakah tiket dan status terkini direkod?

• Adakah kerosakan sama berulang pada peranti atau meja yang sama?

• Adakah isu yang ditanda selesai telah diuji?

• Adakah peranti menunggu tindakan telah dilabel dan dihadkan penggunaannya?

Soalan lazim

Perlu buku fizikal atau borang digital?

Kedua-duanya boleh digunakan mengikut prosedur sekolah. Pilih kaedah yang boleh dicapai oleh pegawai bertanggungjawab, dilindungi, disandarkan dan disemak secara konsisten.

Bolehkah satu tiket digunakan untuk banyak komputer?

Ikut keperluan saluran aduan. Walaupun satu tiket dibenarkan, setiap aset perlu dapat dikenal pasti dan statusnya tidak boleh hilang dalam keterangan umum.

Berapa lama log perlu disimpan?

Ikut jadual dan arahan pengurusan rekod yang berkuat kuasa. Jangan menetapkan tempoh sendiri atau memadam rekod ketika tindakan masih terbuka.

Mulakan dengan satu format yang semua orang faham

Semak catatan tujuh hari terakhir. Lengkapkan nombor aset, gejala, status dan pemilik tindakan yang hilang. Selepas itu, gunakan format yang sama bagi setiap sesi supaya makmal membina sejarah yang berguna.

Hubungkan log ini dengan checklist buka dan tutup makmal, panduan induk pengurusan makmal dan panduan memilih saluran aduan.

Rujukan rasmi

• Garis Panduan Keselamatan Makmal Komputer Institusi Pendidikan KPM

• Garis Panduan Pengurusan Perkakasan ICT KPM 2024