Checklist Persediaan Lawatan PTIS ke Sekolah

Lawatan teknikal yang berjaya tidak bermula apabila juruteknik tiba. Ia bermula apabila sekolah menyusun masalah menjadi lokasi, senarai peralatan dan hasil yang mahu dicapai.

PTIS mungkin menyelia banyak sekolah dan bergerak mengikut jadual daerah. Jika pintu bilik berkunci, pegawai penghubung tiada atau aset tidak dapat dikenal pasti, masa lawatan habis pada perkara yang sepatutnya boleh disediakan lebih awal.

Checklist ini membantu sekolah menukar permintaan “mohon datang tengok” kepada lawatan yang mempunyai skop dan penutup yang jelas.

Sebelum memohon: tentukan hasil lawatan

Tulis satu ayat yang menerangkan hasil dikehendaki. Contoh:

• mengenal pasti punca liputan Wi-Fi lemah di Blok C;
• memeriksa 12 komputer sebelum cadangan pembaikan;
• menilai lokasi baharu untuk pemindahan tiga titik LAN;
• membuat semakan teknikal aset yang dicadang untuk pelupusan; atau
• menyediakan peranti bagi program pentaksiran digital.

Jika hasil tidak boleh dinyatakan, skop mungkin belum cukup jelas untuk dijadualkan.

Maklumat dalam permohonan rasmi

• nama dan kod sekolah;
• tujuan lawatan;
• lokasi tepat: blok, aras dan bilik;
• ringkasan masalah serta impak;
• bilangan dan jenis peralatan;
• nombor tiket ISD berkaitan;
• pegawai penghubung dan nombor rasmi;
• cadangan tarikh yang tidak bertembung dengan aktiviti sekolah; dan
• lampiran seperti senarai aset, gambar atau pelan lantai.

Gunakan contoh surat dan panduan permohonan lawatan sebagai rujukan struktur.

Checklist sebaik tarikh lawatan dipersetujui

1. Lantik seorang pegawai penghubung

Pegawai ini perlu memahami isu, mempunyai akses kepada lokasi dan boleh membuat pengesahan. Elakkan menyerahkan juruteknik dari seorang guru kepada guru lain tanpa pemilik yang jelas.

2. Kelompokkan isu mengikut lokasi

Susun laluan lawatan: Blok A dahulu, kemudian makmal, bilik guru dan pejabat. Senarai yang melompat antara lokasi membuang masa bergerak dan mencari kunci.

3. Label setiap peralatan

Sediakan nombor siri, aset atau sewaan. Letakkan penanda sementara yang tidak merosakkan peralatan, contohnya “Isu 03 — tidak mengecas”. Jangan hanya berkata “yang dekat tingkap itu”.

4. Sediakan bukti dan sejarah

Kumpulkan tiket lama, tarikh masalah, gambar, mesej ralat dan pembaikan terdahulu. Bagi gangguan berkala, sediakan log masa—masalah yang tidak berlaku semasa lawatan masih boleh dianalisis melalui sejarah.

5. Pastikan akses fizikal

Semak kunci bilik, kabinet, suis utama dan kawasan terhad. Maklumkan pihak keselamatan sekolah. Jika kerja memerlukan tangga atau akses berisiko, nyatakan lebih awal supaya kaedah selamat boleh dirancang.

6. Sediakan akses sistem secara selamat

Jangan tulis kata laluan pada kertas atau WhatsApp. Jika ujian memerlukan akaun, gunakan akaun ujian atau akses sementara melalui pegawai diberi kuasa. Tamatkan akses selepas kerja selesai.

Apa yang perlu ada pada hari lawatan?

Item	Tujuan
Surat/permohonan dan skop	Memastikan semua pihak mengejar hasil yang sama
Senarai isu bernombor	Mengelakkan isu tertinggal
Daftar peralatan	Memadankan tindakan dengan aset sebenar
Nombor tiket	Menyambungkan lawatan kepada sejarah rasmi
Pelan lokasi	Mempercepat kerja rangkaian atau pendawaian
Pegawai penghubung	Memberi akses dan membuat pengesahan

Semasa lawatan: rekod keputusan, bukan hanya aktiviti

Catat setiap isu sebagai salah satu hasil berikut:

• selesai dan diuji;
• memerlukan alat ganti atau vendor;
• memerlukan tiket/permohonan tambahan;
• memerlukan kelulusan atau peruntukan;
• perlu dipantau; atau
• di luar skop lawatan dan perlu dijadualkan semula.

“Sudah diperiksa” bukan hasil yang cukup. Nyatakan apa yang ditemukan dan tindakan seterusnya.

Selepas lawatan: tutup gelung

1. Semak semua isu dalam senarai bersama pegawai PTIS.
2. Uji peralatan atau fungsi yang dibaiki.
3. Rekod tindakan, pemilik dan tarikh susulan.
4. Kemas kini tiket ISD atau daftar aset.
5. Simpan laporan dalam fail pengurusan ICT sekolah.
6. Maklumkan pengguna tentang perubahan yang berkaitan.

Kesilapan yang patut dielakkan

• Menambah banyak isu baharu pada hari lawatan tanpa keutamaan.
• Tiada orang yang boleh membuka bilik atau mengesahkan aset.
• Menyediakan senarai berdasarkan nama panggilan peralatan.
• Meminta kata laluan pengguna untuk ditinggalkan kepada petugas.
• Menutup tiket sebelum fungsi diuji.
• Menganggap semua cadangan boleh dilaksana serta-merta tanpa bahan, kontrak atau kelulusan.

Checklist boleh salin

• □ Hasil lawatan dinyatakan.
• □ Permohonan dan lampiran lengkap.
• □ Pegawai penghubung dilantik.
• □ Isu disusun mengikut lokasi dan keutamaan.
• □ Peralatan mempunyai nombor siri/aset.
• □ Tiket serta sejarah disediakan.
• □ Bilik, kabinet dan kawasan boleh diakses.
• □ Kaedah akses sistem selamat disediakan.
• □ Hasil setiap isu direkod.
• □ Tindakan susulan mempunyai pemilik.

Jika anda belum pasti sama ada masalah memerlukan lawatan atau tiket, baca ISD, Vendor atau PTIS? dan Panduan Pengurusan ICT Sekolah Sarawak 2026. Persediaan yang baik memberi PTIS lebih banyak masa untuk menyelesaikan masalah—bukan mencari masalah.

---

Rujukan

• PTIS Sarawak — Dokumentasi dan Panduan
• KPM — Garis Panduan Pengurusan Perkakasan ICT 2024